Lettera di sollecito al pagamento: quando e come avviare un'azione di recupero

Una corretta gestione dei crediti commerciali parte anche da strumenti semplici ma strategici, come la lettera di sollecito al pagamento. In questo articolo ti spieghiamo come usarla, quando inviarla e quali vantaggi offre.

Cos'è la lettera di sollecito al pagamento

Ogni imprenditore sa quanto una fattura non pagata possa pesare sul bilancio aziendale. Ma quando un cliente ritarda nel saldare il proprio debito, il primo passo da compiere è quasi sempre lo stesso: inviare una lettera di sollecito pagamento.

La lettera per sollecito pagamento è una comunicazione formale inviata da un creditore a un debitore per richiedere il pagamento di una somma dovuta, relativa a una o più fatture, o a un altro debito scaduto. Questo documento ha lo scopo di risolvere bonariamente la questione e di ricordare formalmente al debitore l’obbligo di pagamento, specificando l’importo dovuto, la scadenza della fattura e le eventuali conseguenze in caso di ulteriore ritardo.

Spesso sottovalutata, la lettera sollecito pagamento è in realtà il primo campanello d'allarme per il debitore: serve a ribadire la serietà dell'azienda nel pretendere il rispetto degli accordi commerciali pattuiti.

Quando inviare una lettera sollecito pagamento fattura (e come farlo nel modo giusto)

Una domanda frequente che si pongono imprenditori e CFO è: "Quando dovrei inviare un sollecito di pagamento?". La risposta a questa domanda è: non esiste una regola fissa, ma alcune buone prassi possono guidare nella scelta dei tempi e delle modalità di invio.

Ad esempio, il primo sollecito di pagamento può essere inviato 7-10 giorni dopo la data di scadenza prevista per il pagamento della fattura. Se non si riceve risposta, è utile ripetere il sollecito una seconda volta, magari con un tono più formale e definendo un termine perentorio di pagamento.

Un'altra domanda piuttosto comune è: "Come scrivere una lettera di sollecito per mancato pagamento?". Anche in questo caso non c'è una regola fissa, per ottenere un buon risultato si può chiedere consiglio al proprio consulente o avvocato. Online è possibile trovare un modello o più modelli fac-simile di lettere di sollecito. Tuttavia, in generale, la lettera di sollecito pagamento fattura scaduta deve contenere:

• Dati dell’azienda creditrice e del debitore
• Riferimenti alla fattura insoluta (numero, data, importo)
• Scadenza originaria e nuovo termine per il pagamento
• Indicazione delle eventuali conseguenze in caso di inadempienza (es. diffida legale o interessi di mora)
• Modalità di pagamento accettate

L'invio dovrebbe sempre avvenire tramite PEC o raccomandata A/R, così da poter dimostrare la corretta comunicazione in caso di contenzioso.

In alternativa, il sollecito pagamento fatture può essere integrato da altri strumenti come la phone collection (ossia il sollecito telefonico) o l'esazione domiciliare (la visita diretta da parte di un professionista presso il debitore per sollecitare il pagamento in modo bonario e risolutivo). Si tratta di fasi tipiche del processo di recupero crediti stragiudiziale che aumentano le probabilità di incasso senza dover ricorrere fin da subito alla via giudiziale.

Come trasformare una lettera per mancato pagamento in un recupero riuscito

Utilizzare correttamente una lettera di intimazione al pagamento consente alle imprese di agire con tempestività, tutelare la propria liquidità e migliorare i flussi di cassa. Questo strumento, se inserito in una strategia di gestione del credito ben strutturata, contribuisce a ridurre i tempi medi di incasso, evitare contenziosi legali, mantenere il controllo sulle azioni intraprese e preservare i rapporti commerciali con il cliente grazie a un approccio serio e professionale.

Oltre al valore pratico, una lettera di sollecito di pagamento efficace trasmette un messaggio forte: l’azienda è attenta, organizzata e non tollera determinati comportamenti. In questo senso, agire rapidamente può fare la differenza, soprattutto quando il credito è ancora "fresco".

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