Recupero crediti stragiudiziale: fasi, ruoli e durata

Il recupero crediti stragiudiziale, se svolto in maniera strutturata, prevede diversi step cadenzati nel tempo e con l’apporto di diversi professionist

Gestire il credito all’interno delle aziende commerciali è sempre più uno dei processi centrali, soprattutto per il mercato B2B dove il credito di fornitura è una prassi consolidata. Come qualsiasi processo aziendale complesso necessita di risorse per essere strutturato, interno o esterne. Se alcuni processi possono essere previsti nel momento in cui si raggiunge una certa dimensione, altri non possono essere procrastinati. Tra questi c’è sicuramente il recupero crediti stragiudiziale che risulta fondamentale sia per le imprese di piccole dimensioni che per le big companies. Per comprenderne la complessità e le modalità di implementazione è necessario descrivere il processo in termini di step, ruoli e durata.

Le fasi del recupero crediti stragiudiziale

All’interno della gestione del credito aziendale uno dei processi più strutturati e complessi è sicuramente la fase di recupero stragiudiziale. A livello di posizione all’interno del processo, si attiva dopo una primissima fase di courtesy call per comprendere le motivazioni del ritardo nel pagamento. In ordine cronologico, se pur in parte interscambiabili e ripetibili, il primo step è il sollecito epistolare e quindi tramite raccomandata cartacea e/o pec. Successivamente si passa alla phone collection o sollecito telefonico per poi arrivare alla home collection (esazione domiciliare). A seguire inizia la parte pre-legale con diffida e phone collection legale e, dopo un ultimo tentativo di negoziazione, arriva la relazione di chiusura pratica e l’eventuale valutazione di un’azione legale.

I ruoli nel processo di recupero crediti stragiudiziale

In un processo con ben 8 step strutturati è chiaro come i ruoli necessari per la sua implementazione siano differenti. In fase di sollecito epistolare è necessaria una risorsa in grado di gestire sia la creazione della comunicazione che l’attività di back office connessa. In fase di sollecito telefonico i professionisti della mediazione sono persone formate per utilizzare approcci chiari, fondati e convincenti. Stesso discorso per gli esattori domiciliari che, anche dal punto relazionale, devono trasmettere fiducia ed essere capaci di fornire soluzioni di rientro mirate, adeguate e praticabili. Altro ruolo nella fase finale è quello del consulente legale che, grazie a un approccio giuridico può incentivare il debitore tramite leve differenti, oltre che strutturare un potenziale recupero giudiziale. Infine, degli esperti in ambito amministrativo, andranno a predisporre una relazione di chiusura pratica utile (Circolare n.26/E del 1 Agosto 2013) per la portata a perdita del credito.

La durata del recupero crediti stragiudiziale

Il processo stragiudiziale è sicuramente strutturato secondo fasi definite e, nella maggior parte dei casi, sviluppate in maniera consequenziale. D’altra parte, avendo come obiettivo finale il recupero del credito, questo può essere raggiunto in ogni step in un flusso a imbuto. Un credito insoluto nato per un’incomprensione potrà essere recuperato in pochi giorni mentre un pagamento da parte di un’azienda in serie difficoltà economiche probabilmente arriverà fino alla fase giudiziale. Prendendo gli 8 step descritti precedentemente, la durata più indicata perché l’intero processo sia performante e con i giusti intervalli di contatto è di 90 giorni, all’interno dei quali è possibile ogni tipologia di personalizzazione in base alla tipologia di credito.

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