Diffida legale: cos'è, come funziona e come si scrive

Una fattura non pagata è liquidità che manca alla tua azienda. È un freno alla crescita e una fonte di stress e preoccupazione. La diffida legale è il primo passaggio formale per riprendere il controllo, tutelare i tuoi interessi e trasformare un'ins

Nel settore del recupero crediti, i termini sono importanti. Un "sollecito di pagamento", inviato via email o attraverso una telefonata, è un promemoria amichevole. La diffida legale, invece, è un'altra cosa. Si tratta di un atto formale, redatto da un avvocato, in con cui si intima formalmente a qualcuno di adempiere a un obbligo o di cessare un comportamento illecito, entro un termine stabilito. L'obiettivo è quello di risolvere una controversia in via stragiudiziale, evitando il ricorso al tribunale, ma avvertendo che, in caso di inadempienza, si procederà legalmente. Inviare una lettera di diffida significa comunicare al debitore che la fase dei convenevoli è terminata e che, da quel momento in poi, si fa sul serio.

Innanzitutto, con la diffida si interrompono i termini di prescrizione del credito, azzerando il tempo a disposizione per legge per esigerlo. In secondo luogo, si attivano gli interessi di mora, che inizieranno a maturare sull'importo dovuto. In pratica, se il sollecito è un colpo di tosse per attirare l'attenzione, la diffida legale è mettere nero su bianco che la pazienza ha un limite e che la legge è dalla tua parte. È il presupposto indispensabile per qualsiasi successiva azione giudiziale, la linea di partenza per un efficace recupero crediti stragiudiziale.

Chiunque può scrivere una lettera di diffida, non è obbligatoria la firma di un avvocato. Tuttavia, è consigliabile che sia redatta da un professionista legale, in quanto un avvocato saprà utilizzare il linguaggio tecnico e giuridico corretto per rendere la diffida più efficace e persuasiva. Inoltre, la presenza della firma di un avvocato può conferire maggiore autorevolezza all'atto.

Come si scrive un atto di diffida

L'efficacia di una lettera diffida dipende inevitabilmente dalla sua correttezza formale. Ogni minimo errore, infatti, può comprometterne il valore legale, offrendo al debitore possibili appigli per contestazioni e rallentando di fatto il processo di recupero del credito. Per redigere un atto di diffida che sia inattaccabile e produca l'effetto giuridico desiderato, è fondamentale prestare attenzione a diversi elementi chiave.

Ecco 5 elementi per scrivere una diffida a prova di errore:

1 - Oggetto esplicito e dichiarazione di messa in mora: l'oggetto della diffida non deve lasciare spazio a interpretazioni. È cruciale indicare chiaramente la natura del documento. Questa formulazione specifica comunica immediatamente la serietà dell'atto e la sua rilevanza legale, rendendo palese al debitore che si tratta di un'azione formale con precise conseguenze giuridiche.

2 - Identificazione chiara e completa delle parti: per evitare equivoci e invalidità, è indispensabile riportare con precisione tutti i dati identificativi sia del creditore (la tua azienda, con ragione sociale, P.IVA/CF e indirizzo completo) sia del debitore (ragione sociale, P.IVA/CF e indirizzo completo). Questa chiarezza elimina ogni dubbio sull'identità dei soggetti coinvolti e garantisce la validità della comunicazione.

3 - Descrizione dettagliata e inequivocabile del credito: la diffida deve specificare in modoinequivocabile l'origine e l'ammontare esatto del debito. Ciò significa fare riferimento preciso al numero e alla data della fattura non pagata o di altri documenti giustificativi del credito e indicare l'importo dovuto. Questa specificità impedisce al debitore di sostenere di non essere a conoscenza del credito o della sua entità.

4 - Intimazione al pagamento con termine perentorio e avvertimento delle conseguenze: la diffida deve contenere un'intimazione chiara e diretta al pagamento, utilizzando una formula imperativa. Fondamentale è anche l'indicazione di un termine preciso entro il quale effettuare il pagamento, solitamente 15 giorni dalla ricezione della diffida. A questo si deve aggiungere un avvertimento esplicito sulle conseguenze in caso di mancato adempimento. Questo rende edotto il debitore delle azioni legali che verranno intraprese.

5 - Metodo di invio incontestabile per prova legale: l'invio delle lettere di diffida deve avvenire tramite un metodo che garantisca la prova legale di ricezione. I soli metodi riconosciuti dalla legge per questo scopo sono la PEC (Posta Elettronica Certificata) o la raccomandata A/R (con avviso di ricevimento). L'utilizzo di questi canali rende impossibile per il debitore negare di aver ricevuto la diffida, fornendo una prova inconfutabile in caso di contenzioso.

Dopo la diffida cosa succede

Inviare una diffida legale è in prima istanza una questione strategica. Nel recupero crediti, infatti,il tempismo è fondamentale.

Questo non significa che vada inviata al primo giorno di ritardo, ma aspettare troppo a lungo può aumentare il rischio di insolvenza definitiva. Dopo aver tentato conuno o due solleciti di pagamento, ignorati dal debitore, è il segnale che serve un'azione più incisiva.

Ma cosa succede se il debitore ignora anche la lettera di diffida legale? Molti imprenditori si fermano qui, credendo di essere a un punto morto. In realtà, è esattamente il contrario. Il silenzio del debitore apre le porte alla fase successiva del recupero crediti: è la prova che serve un intervento specializzato per passare dall'azione stragiudiziale a quella giudiziale, se necessario.

La diffida correttamente inviata è il fondamento su cui costruire ogni azione futura, la chiave per tutelare fino in fondo i propri interessi. Scrivere e inviare una diffida legale è un processo che richiede precisione e competenza. Un errore può costare caro, non solo in termini di efficacia, ma anche di tempo sottratto alla gestione del tuo business.

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