Lettera recupero crediti: tempistiche e modalità di invio

Lettera recupero crediti, uno strumento fondamentale del processo di gestione degli insoluti se utilizzata nelle fasi e con gli obiettivi corretti.

Il processo di recupero crediti è articolato e differenziato per tipologia di credito, di soggetto debitore e di struttura del creditore. Uno degli strumenti imprescindibili per strutturare un flusso di mediazione con il debitore è senza dubbio la lettera recupero crediti. Nel rapporto tra cliente e fornitore utilizzare i canali giusti di comunicazione e nei tempi adatti, soprattutto in caso di contenzioso, può cambiare l’esito di una trattativa.

Quando utilizzare una lettera di recupero crediti

Ci sono diversi momenti, nel processo di gestione del credito, in cui una lettera di sollecito di pagamento può aiutare il Creditore al recupero di un insoluto. La prima lettera di sollecito ha un duplice ruolo: ricordare al proprio cliente di pagare la propria fattura scaduta e fermare il termine di prescrizione del credito. Dopo il primo step inizierà la scrematura attraverso cui i debitori in buona fede procederanno al pagamento. In un processo articolato, si può prevedere una seconda lettera di remind del pagamento, facendo riferimento al primo sollecito. Per le posizioni effettivamente considerabili come insoluti parte il processo di recupero stragiudiziale, con solleciti telefonici ed esazioni domiciliari, al termine del quale può entrare in gioco la lettera di diffida legale.

Cosa deve contenere una lettera per il recupero del credito

Le principali informazioni che devono essere sempre presenti all’interno di una lettera di sollecito sono i riferimenti diretti all’obbligazione in essere, come il numero fattura, l’importo, la data di scadenza e le modalità di pagamento. Nel caso di diffida legale diventano fondamentali ulteriori informazioni che, oltre a valere come termine di prescrizione, costituiscono un atto formale di messa in mora del debitore: l’indicazione degli interessi moratori, gli eventuali costi legali e i termini entro cui il debitore è tenuto a pagare. Nella sequenza di lettere di sollecito preventivate, altra informazione sempre necessaria è il riferimento alla lettera precedente così da creare un flusso ben definito e di facile ricostruzione del tentativo di mediazione bonaria.

I canali di comunicazione nel recupero crediti

La lettera recupero crediti è una comunicazione che, con gli strumenti tecnologici a disposizione, può in realtà prendere diversi canali a seconda del momento e del credito. Solitamente la prima lettera di sollecito viene inviata tramite una email o un sms, con un intento informativo e senza una prova dell’avvenuta ricezione. Già dal secondo sollecito ciò che differenzia la valenza di una comunicazione bidirezionale è la ricevuta di consegna; in questo caso una raccomandata A/R o una PEC sono i canali obbligatori per tutelarsi. Con la stessa modalità viene inviata anche la diffida legale, ultimo step epistolare prima dell’azione legale. Se per i crediti commerciali, tra aziende, la PEC è uno strumento più utilizzato data la sua obbligatorietà, di recente sono stati introdotti strumenti persuasivi tornando al cartaceo, come la lettera di diffida in busta verde.

Il mittente nelle lettere per il recupero crediti

Quando si procede al recupero di una fattura insoluta, la decisione principale che l’impresa deve compiere è quella di definire se e cosa esternalizzare per ottenere i migliori risultati. A prescindere dalla scelta ciò che deve essere fondamentale è la definizione di una credit policy a monte, per poi affidare le diverse fasi con un processo ben definito. Spesso le prime comunicazioni informative sono inviate direttamente dagli uffici amministrativi del Creditore, che gestisce i rapporti con i clienti. Nel mondo B2B esternalizzare le comunicazioni successive e la fase stragiudiziale è una pratica comune in quanto porta a 2 vantaggi: ottimizza le risorse interne lasciando a esperti le attività di mediazione più complesse e permette di mantenere la qualità del rapporto con il cliente.

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